Administrace

Na Dashboardu si zvolíte časové období, za které chcete vidět následující přehledy. Klikněte do pole vpravo nahoře. Pole má předvolby – Posledních 12 hodin, Posledních 24 hodin, Posledních 7 dní, poslední 4 týdny, Minulý měsíc, Aktuální měsíc, posledních 12 týdnů, posledních 12 měsíců a vlastní. Volba Vlastní umožňuje nastavit svoje hodnoty stačí pouze zvolit počáteční a koncové datum a stisknout použít.

Všechny následující přehledy se zobrazí pro tento zvolený časový úsek.

V horní části se zobrazují: celková tržba, počet prodejů a průměrná tržba.

V následujícím grafu vidíte svoje tržby za zvolené období a zároveň porovnání se stejně dlouhým předchozím obdobím. Můžete tak porovnat stejné dny.

Na kruhovém grafu vidíte podíl jednotlivých kategorií produktů na celkové tržbě.

Graf Hodinové tržby ukazuje obraty prodejů v jednotlivých hodinách.

Typy plateb ukazují počty prodejů dle druhů platby

Produkty TOP 10 ukazují nejprodávanějších 10 položek a stejně tak ukazuje vyhodnocení 10 poboček s nejlepšími prodeji najdete jako Pobočky TOP 10

V sekci Reporty najdete jednoduchý abecední přehled prodejů buď po produktech nebo po pobočkách. V částech produkty a pobočky se dá volit období, za které chcete výsledky zobrazit. Ze všech sekcí lze potom vyexportovat Excel soubor. Produkty jsou řazeny dle abecedy a výsledek je seznam prodaných produktů za zvolené období. Pobočky, seznam prodaných produktů za zvolené období po pobočkách. Sklady ukazují za zvolené období souhrn pohybů na jednotlivých skladech vyjádřený v Kč.

A to buď po produktech:

Nebo lze filtrovat celkové prodeje za dané období po pobočkách.

Ve správě pokladny zadáváme produkty, řadíme je do skupin a kategorií a nastavujeme všechny potřebné parametry, proto je nutné správně rozumět pojmům a jejich vzájemnému propojení. Je tedy důležité vědět, že provozovatel je svázaný s pobočkou, pobočka nabízí jednu nebo více skupin produktů.

Přehled prodejů je zde po jednotlivých transakcích a umožňuje filtrování, analýzu prodejů, třídění dle typu platby, způsobu placení, zařízení, na kterém byl prodej proveden, případná sleva a kdo operaci vytvořil a zejména možnost exportu zeleným tlačítkem vpravo nahoře. Toto lze využít například pro potřeby účetní ve formátu xls a cvs nebo případnou další analýzu v excelu.

Ikona Export v pravém horním rohu exportovat

Dále přehled jednotlivých operací s hotovostí:

Tím, že se každý uživatel přihlašuje po příchodu na směnu a odhlašuje se při odchodu, je možné sekci Směny využít i pro potřeby docházky.

Jedná se o seznam prodejen. Vše je uspořádáno tak, jako když si představíte strom. Základem je společnost – firma. Firma může mít několik poboček a na každé pobočce může být několik zařízení.

Pro založení pobočky po kliknutí na zelenou ikonu vpravo nahoře + Přidat je potřeba vyplnit Název, Ulici, Město, PSČ, PIN a zvolíme, na jakou společnost se budou vystavovat účtenky

PIN je 5místný kód, který je potřeba pro schválení refundu, nebo výběru z pokladny.

V administraci pobočky lze přidat nebo ubrat nové oblíbené skupiny produktů. Pro přidání stačí kliknout do pole pro Skupiny produktů a produkt můžete vybrat z rolovacího seznamu, nebo můžete napsat několik písmen z názvu produktu a rolovací seznam se zúží pouze na produkty, které zadaný řetězec písmen obsahuje. Pro odebrání u zvoleného produktu kliknete na křížek.

V rámci založení pobočky rovnou zakliknutím čtverečku vyberete, jestli pobočka je aktivní, kamenná, bezhotovostní či má povolené spropitné. Tyto možnosti jdou kdykoliv po uložení změnit kliknutím na ikonku úpravy vpravo na konci každého řádku.

Tisk lístečků s objednávkami – bony

Zvláštní funkce, která se zapíná na detailu pobočky je tzv. „Tisk lístečků s objednávkami“.

Jakmile tisk zapnete a uložíte, vyberte zařízení, na kterém lístečky/bony chcete tisknout.

Otevřete si tedy sekci zařízení a tam vyberte zařízení, na kterém se lístečky tisknou. V dolní části nastavení vložíte Kategorie, ke kterým se má tisknout lísteček – tzn. pokud máte například přípravu nápojů na baru a přípravu jídel v kuchyni, přiřadíte kategorie, které chystají v kuchyni (jídlo) pro zařízení v kuchyni a kategorie, které se týkají pití pro zařízení na baru. Při uskutečnění objednávky se lísteček/bon rozdělí dle tohoto nastavení a vytiskne se na příslušných zařízeních.

Pokud jste přihlášeni, je třeba po nastavení tisku lístečku se odhlásit ze zařízení, která jste nastavili pro tisk a znovu se přihlásit, aby se nastavení projevilo.

Produkty můžete zařadit do kategorií Kategorie, například: Nealko nápoje, koktejly, rumy, káva, čaj atp. - v této sekci si kategorie vytváříte, a to opět přes tlačítko vpravo nahoře + Přidat zvolíte název kategorie.

Dále je typ:

• Standard je klasická kategorie, do které se potom přiřazují jednotlivé produkty.

• Variant je varianta – nebo spíše produkt, který se obvykle dokupuje k danému produktu, jako je například mléko do kávy nebo balení s sebou – tady je možné zvolit různou kombinaci případných doplňků navíc.

• Pomocí šipek  můžeme některé kategorie posouvat nahoru – tedy ve zobrazení v aplikaci potom jsou v pozicích výše

V případě, že chcete přijímat i jinou měnu než českou Korunu, zde ji přidáte přes zelené tlačítko vpravo nahoře + Přidat. Zároveň zde můžeme měnit aktuální kurz této měny.

V rámci nastavení jednotlivých prodejních zařízení / pokladen si nastavíte typ a způsob placení, vyberete pobočku a zde můžete volitelně zadat počáteční stav pokladny:

Počáteční stav je volitelná položka. Tento stav nastavíte, pokud máte ve vašem provozu pravidelně stejný stav pokladny – například pro zahájení směny má každý pokladní připravenou vždy stejnou počáteční sumu/vklad.

Propojení zařízení typu iOS/Android s platebním terminálem

Pokladna TAPYGO funguje primárně přímo v platebním terminálu. Primárně je nastavena tak, že funguje v terminálech PAX A920Pro a PAX A8900.

Pokud pokladní aplikace tedy funguje v platebním terminálu, není potřeba nastavovat nic, jen se musí nastavit zařízení jako platební terminál Sobit a vyplnit jeho SN (sériové číslo).

Pokud používáte tzv. Velkou pokladnu, nebo tablet = aplikace je provozována na zařízení Android nebo iOs, je potřeba platební terminál k tomuto zařízení připojit.

Je to velmi jednoduché:

1. Do systému se zadá platební terminál – jako typ se uvede Zákaznický terminál a vyplní se SN terminálu

2. Následně se zadá zařízení Android/iOS, zadáte mu nějaký název, tak abyste následně věděli, o jaké zařízení se jedná, a jako typ uvedete Android/iOS zařízení a způsob placení – „Platba v zákaznickém terminálu“

3. V části Spárovat s vyplníte platební terminál, který jste zadali v kroku 1

4. Proveďte zkušební platbu (udělejte prodej na pokladně a dejte platit kartou) – pokud se objeví nějaká chybová hláška, a platba se neprovede, je třeba provést ještě jeden krok

5. klikněte v pravé straně obrazovky u příslušného platebního terminálu na tři tečky a vyberte položku Smazat token, stejný krok poté proveďte i u příslušného Android/iOS zařízení.

6. Nyní je vše připraveno pro použití propojení TAPYGO v Android/iOS zařízení s platebním terminálem.

Zadávání produktů umožňuje po zadání názvu, ceny, sazby DPH, jednotky, ve kterých se bude produkt prodávat a kategorie, kterou si zvolíme z rolovací nabídky kliknutím do pole Kategorie také Barvu pozadí, čímž si jednotlivé produkty v pokladně vizuálně odlišíme. Tato funkce velmi výrazně zrychluje vyhledávání produktů v pokladně, a proto doporučujeme barvy pečlivě vybrat.

Dále zde vybereme skupinu a případně Varianty a uložíme.

Produkt s variabilní cenou

Při zadávání produktu můžete určit, že nějaký produkt má variabilní cenu.

Variabilní cenu využijí všichni podnikatelé, kteří musejí občas prodat něco mimo ceník, nebo jsou jejich výsledné služby a produkty natolik variabilní, že by jejich seznam produktů byl nepřehledný a nepoužitelný. Jedná se například o hodinového manžela, který si ocení více vrtání do panelu než do cihlové zdi, nebo zákazník v restauraci chce místo knedlíků hranolky. V těchto případech si nastavíte produkt s variabilní cenou a nazvete ho obecně – v našich dvou příkladech by to byly produkty „vrtací práce“ nebo „práce s nářadím“ a v případě restaurace „položka navíc“ nebo „příloha navíc“.

Cenu potom určíte až při prodeji – zvolíte produkt s variabilní cenou a pokladna vás vyzve k doplnění ceny.

Typy produktů

Typy produktů jsou, zboží, služba nebo receptura. Jedná se o typy z pohledu skladu. Pokud tedy nepoužíváte sklad, je celkem jedno, jaký typ produktu použijete, ale bude se jednat nejčastěji asi o zboží.

Pokud používáte sklad tak z hlediska typů produktů máte:

• Zboží – klasické zboží nakupujete a prodáváte a prodejem se odtěžuje sklad

• Služby – Služby nijak nenaskladňujete a při prodeji se nijak neodtěžují

• Receptury – jedná se o zboží, které se skládá z jiného zboží a ingrediencí. Pokud zvolíte typ Receptury, je potřeba přidat položky, ze kterých se receptura skládá. Ingredience je samostatně neprodejná součást receptury. Například: Receptura je Cola s Rumem – Cola je samostatně prodejná i Rum se dá prodat samostatně. Přidáte ještě 2 ml citronové šťávy a to je ingredience, protože citronovou šťávu samostatně neprodáváte. Při prodeji receptury Rum s Colou se odečte to, co nastavíte např. 0,2 l Coly, 0,04 l Rumu a 0,002 l citronové šťávy.

Skupina určuje, které produkty se prodávají na určité pobočce. Pokud máte jen jednu pobočku, skupiny nepoužíváte. V této sekci zakládáte jednotlivé skupiny produktů, dále je nespecifikujete. Tyto skupiny se pak nabízí v rolovací nabídce u tvorby nebo úpravy produktů.

Ingredience je položka v receptuře, která se samostatně neprodává. Je třeba myslet na to, že pokud požadujeme, aby se při prodeji nějakého našeho výrobku – Receptury ze skladu odečetla poměrná část všech složek(zboží a ingrediencí), ze kterých se výrobek skládá, musíme zadat množství tohoto zboží do Receptury. Typickým příkladem je rozlévané víno, kdy naskladňujeme balení v litrech a prodáváme po deci-litrech jako jednotlivé kusy.

To znamená, že do ingrediencí zadáme Víno bílé (l) a ve zboží – v editaci Bílého vína přidáme plusem položku, kam zadáme Víno bílé (l) a do množství, kolik se má odečíst ze skladu. V našem případě 0,1. Tím zajistíme správné odečítání jednotlivých položek ze skladu.

Díky tomu, že přes zelené tlačítko vpravo nahoře + Přidat přidáme každého uživatele / obsluhu pokladny zvlášť, máme možnost sledovat, kdo vygeneroval jak velký obrat / tržbu, případně spropitné atd. Každý uživatel se přihlašuje e-mailem a heslem, které se právě zde nastavuje.

Dále uživateli přidělíme roli, díky které určíme jeho možnosti ovládání pokladny – například refundace smí potvrzovat pouze vedoucí pobočky nebo majitel. Jednoduše bude mít jinou roli (jiná práva pro obsluhu) prodavač, vedoucí nebo majitel.

Aby mohla být vystavená účtenka, musí být zadán provozovatel. Zde je nutné zadat název, platné IČ, ulici, město a jestli je nebo není plátcem DPH. Pod jeden účet, je možné zadat i více provozovatelů.

Mapy stolů umožňují velmi variabilní nastavení rozložení stolů v restauraci / kavárně. Můžeme přidávat jednotlivé místnosti nebo patra tak, aby se obsluze jednoduše zadávalo do otevřených účtů. Následně lze oddělit obraty v jednotlivých částech provozu, což nám zajistí přehledný výstup prodejů.

Každou místnost si navolíme a pojmenujeme dle potřeby a stejně tak názvy stolů a dáme uložit.

V pokladně se toto nastavení projeví ihned. Nemusí se jednat o stoly, ale může jít o stojany na výměnu pneumatik, nebo o boxy na mytí aut.

Nabízí možnost vložení reklamního materiálu. Bannery musí mít požadovanou velikost 1280x800.

Dobou trvání nastavíte za jak dlouho naskočí další banner.